9 maneras inteligentes de ahorrar dinero en los viajes de negocio

9 maneras inteligentes de ahorrar dinero en los viajes de negocio

El sector de viajes de negocios sigue en crecimiento y, para 2018, la “Global Business Travel Association” (GBTA) prevé que, tras analizar el mercado económico, la industria va a crecer un 6,1% en 2018; esto supone un 0,1% más que en 2017, con un 6,0% de crecimiento.

Crecimiento del sector “business travel” anual en % Fuente: Statista, Carlson Wagonlit Travel; GBTA

El gasto total a nivel mundial en el sector de viajes de negocios va a incrementar a un total de 1,6 trillones de dólares estadounidenses en 2020.

Fusión Pro Autónomos

Gasto anual en “business travel” en $ (trillones) Fuente: Statista, Carlson Wagonlit Travel; GBTA

La confianza del consumidor ayuda a las empresas a contratar más empleados y a que estos puedan realizar viajes de negocios.

Este incremento en demanda permitirá a la industria de viajes de negocio incrementar los precios, esperando un cambio de un 3,5% en precios para vuelos y un 3,7% de incremento en precios para hoteles.

Para las empresas es importante adaptarse al mercado, pero también ahorrar en costes a la hora de organizar los viajes de negocio y enviar a sus trabajadores a las reuniones, los eventos y las conferencias fuera de sus puestos de trabajo habituales.

El viajero de negocio no tiene realmente una razón para ahorrar. El dinero que se gasta en el viaje, o durante el viaje, es reembolsado y muchas empresas no proporcionan incentivos que inviten al viajero a ahorrar por la empresa.

Esto no significa que los viajeros empresariales quieran gastar más dinero intencionadamente, sino que las empresas simplemente no dan soluciones u oportunidades para que estos puedan ahorrar en los viajes de negocio.

El gasto excesivo es un problema en los viajes de negocio, pero es un problema que puede resolverse. La solución más sencilla sería simplemente aceptar el gasto como parte de hacer negocios y, la otra, implementar las limitaciones en los gastos, las restricciones y la política de viajes de la empresa. Ambas opciones pueden afectar negativamente tu empresa.

¿Cómo puede mi empresa ahorrar con los viajes de negocios?

Existen varias formas de ahorrar en los viajes de negocio. Veamos algunas de ellas:

Reducir al máximo el precio por vuelo

Tu empresa puede ahorrar cientos de Euros solamente comparando mejor los precios y tarifas en diferentes portales.

Lo más importante, pero también lo más complicado, sería tener flexibilidad a la hora de elegir fechas para el vuelo.

Disponer de mayor flexibilidad a la hora de viajar o volar nos permite rebajar los precios por vuelo de forma considerable. Según cómo te organices, puedes buscar las mejores opciones y precios para viajar e intentar acordar reuniones en fechas según tu conveniencia y la de tu equipo. Parece algo complicado, pero ¡es posible!

Implementar “Gamification” para los viajeros empresariales

El concepto de enterprise gamification es una nueva línea que se implementa en las multinacionales y empresas de nuevas tecnologías. El concepto es, en lugar de imponer restricciones en gastos, invitar al empleado a ahorrar para conseguir incentivos.

Google es una de las empresas que ya ha implementado esta interesante estrategia para sus “business travellers”.

Con el concepto de “gamification” y su programa de “Trips” promueven la participación de los empleados y consiguen ahorrar de forma significativa en los viajes de negocios. Cada empleado tiene un presupuesto para organizar su viaje. Si el empleado se mantiene por debajo del presupuesto que le ha sido concedido, obtendrá puntos que podrá utilizar en futuros viajes para conseguir upgrades.

Dar acceso a opciones más económicas

Para que los empleados puedan ahorrar en los viajes de negocio, las empresas tienen que ofrecer mejores soluciones y sobre todo acceso a más aerolíneas y hoteles.

Los contratos obsoletos, los procesos que no se han revisado de forma periódica y las soluciones anticuadas no permiten a muchos viajeros de negocio ahorrar en su viaje. El viajero empresarial todavía no tiene el mismo acceso y las mismas herramientas que un usuario final, que puede elegir entre muchas aerolíneas low cost diferentes, múltiples horarios, ofertas, puntos y cupones de descuento.

Planificar los viajes de negocio con antelación

Según los datos recientes de (Q1/2018) de Travel Leaders Corporate, una empresa estadounidenses, el gasto por vuelo se reduce hasta 100% si el viaje se reserva con 21 días de antelación.

Como Office Manager o responsable de los viajes de negocio, intenta mejorar los procesos para planificar viajes con mayor antelación y hacer las reservas de vuelos antes de lo habitual.

Precio medio por vuelo en dólares / reservado / días en antelación

Precio total (vuelo, hotel, alquiler de coche) en dólares por viaje de negocio “internacional” (Estados Unidos)

Aumentar requisitos para reembolsos

Es importante que los empleados que viajan frecuentemente comprendan que los gastos de la tarjeta y los recibos de la tarjeta de crédito no son suficientes para entender los gastos ocurridos durante el viaje.

Para poder reembolsar el dinero correctamente al viajero empresarial podrías exigir más detalles en la justificación de los gastos. Facturas completas, recibos detallados y hojas de ruta son algunos de los documentos que pueden ayudar a las empresas a mejorar el control de los gastos en viajes.

Tener requisitos claros para la documentación del informe de gastos contribuirá a disuadir compras ocultas y mantener los gastos derivados de viajes dentro del presupuesto establecido y la política de empresa.

¿Cómo puedo ahorrar como viajero de negocio siendo autónomo?

Si eres autónomo y viajas de forma habitual, este apartado te interesa. Aquí te resumimos algunos de los consejos más importantes para ahorrar en los viajes de negocio.

Viajar con equipaje de mano

Viajar ligero no solo es más cómodo, también es más barato. La gran ventaja a la hora de entrar y salir del vuelo es una, pero la sorpresa llega con la facturación de la maleta. Según la compañía que contrates, deberás calcular entre 20-40 Euros por maleta y trayecto.

De hecho hay muchas maneras diferentes de evitar costes solamente por el equipaje. Una de las top start-up en España en soluciones para “business travel”, TravelPerk, ha escrito un post sobre cómo deberías prepararte la maleta como viajero de negocio profesional. Para el viajero empresarial frecuente sería importante encontrar una maleta que sirva para “todos” los viajes que tiene que hacer.

Es recomendable tener una maleta de alta calidad con las medidas correctas y que pueda extenderse un poco, es decir, que pueda incrementar su capacidad en el caso de que necesites quedarte unos días más o simplemente necesites más equipaje.

Aparcar coches en lugares alternativos

Aparcar el coche para poder ir de viaje es un tema en sí, pero hay varias formas en las que tú, como viajero de negocio mismo, puedes ahorrar dinero.

Puedes aparcar más lejos del aeropuerto y usar servicios como el Park&Go. El viaje con el Shuttle supone pocos minutos y el precio por día de aparcamiento es considerablemente más bajo que aparcar directamente en frente del aeropuerto.

Muchos aprovechan también la posibilidad de aparcar el coches en los aparcamientos de la misma empresa o en zonas residenciales cercanas al aeropuerto.

¿Por qué no alquilar tu coche durante tu ausencia?

¿Te vas de viaje de negocios? ¿Por qué no generar algunos ingresos mientras estás fuera?

Para los más atrevidos, existen aplicaciones que permiten alquilar el coche o realizar car sharing mientras estás de viaje.

Mercedes Benz adquirió la empresa FlightCar en 2016 para establecerse en el mercado de parking y car sharing y usar la tecnología internamente.

Aquí en España puede parecer hasta demasiado atrevido, dado el desconocimiento sobre la legislación y seguridad para los propietarios que quieren alquilar su coche, pero es solo cuestión de tiempo que empresas como Drivy se establezcan como solución local española. Más de 5000 personas ya aprovechan este servicio en España y cada 3 minutos se alquila un coche en la península, según su web.

Elegir hoteles que ofrecen servicio de Shuttle

Las carreras desde los aeropuertos hasta el centro de las ciudades suelen ser bastante costosas. Dependiendo del destino, puedes seleccionar un alojamiento que te ofrezca la posibilidad de recogerte y llevarte al aeropuerto.

Esta opción de Shuttle suele ser más económica que pagar tarifas de taxi o transporte privado por ambos desplazamientos. No tendrás que esperar, ellos lo hacen por ti, y, además, conocen el mejor camino para llegar hasta el hotel.

Hay que tener en cuenta, también, que los hoteles cuidan su reputación y la satisfacción de sus huéspedes debe ser prioritaria para ellos, tanto dentro como fuera del hotel. Usar el servicio de Shuttle podría librarte de tener una mala experiencia fuera de este.

Conclusión

El sector de viajes de negocios está en crecimiento. Las empresas buscan o deben buscar nuevas formas y tecnologías para optimizar los gastos de viajes de negocios.

Sin embargo, deben centrar sus actividades en ayudar, con o sin tecnología, a cada uno de sus viajeros empresariales a ahorrar en este sentido.

Como hemos visto, existen muchas formas distintas de ahorrar con los viajes de negocios.

Entre ellas, la mejor gestión de las reuniones empresariales para poder reservar vuelos con antelación, el uso de herramientas con nuevo enfoque y nuevas ofertas especialmente adaptadas al viajero profesional.

Las empresas también pueden ahorrar mejorando la integración del empleado para optimizar los procesos, reducir costes y últimamente impactar en los beneficios y mejorar el ROI de la empresa.

Si eres un empresario que viaja con frecuencia y tienes algunas ideas o experiencias que no hayamos mencionado, no dudes en comentar o contactar con nosotros en las redes sociales.

David Schönfeld -TravelPerk

TravelPerk es la startup de gestión de viajes de negocios #1 en Internet según Capterra, Trustpilot y G2Crowd. La empresa, fundada en Barcelona en 2016, se centra en uno de los sectores más prometedores, los viajes empresariales.


9 maneras inteligentes de ahorrar dinero en los viajes de negocio Movistar David Schönfeld -TravelPerk

1 Comment

  1. Samsonite Termo Young
    Samsonite Termo Young06-12-2018

    Buenos consejos para planificar un viaje de negocios y aprovechar el dinero al máximo. Si no se tiene cuidado, los gastos de un viaje de negocios se pueden disparar y terminar por no ser rentable.

    Gracias y un saludo.

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