Pautas para hacer más productivas las reuniones

Pautas para hacer más productivas las reuniones

¿Otra vez reunión? Es lo que se preguntan muchos cuando se les convoca a un meeting de trabajo. Una mala organización, no cerrar temas que estaban en la agenda, o alargar en exceso este tipos de encuentros, hacen que muchos vean las reuniones como una gran pérdida de tiempo. Para cambiar esto, te explicamos cómo hacer tus reuniones más productivas con unas sencillas pautas para sacarles el máximo provecho.

Según datos extraídos de un estudio de la agencia Robert Half International, y publicado en El arte de la Comunicación, revela que el 28% de las reuniones son innecesarias e improductivas. Además, también concluye que, en la mayoría de los casos, no están lo suficientemente preparadas y, por tanto, no se aprovechan como deberían.

Pero ¿si sabemos lo que falla por qué no lo corregimos? Te dejamos una serie de pautas para las reuniones cumplan su función; la consecución de objetivos de la empresa.

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▶ 1.- Cumplir el timing

Es muy importante que todo el mundo llegue a la hora y que la reunión finalice según lo previsto. Empezar puntuales hará que todos los participantes se tomen en serio el encuentro y se acostumbren a llegar a la hora. Por su parte, la reunión debe acabar según lo fijado para que así cada participante se pueda planificar mejor el resto de la jornada laboral.

Si se organizan los temas en función del tiempo que se dispone, se conseguirá este objetivo fácilmente.

▶ 2.- Fijar horas que no interrumpan el trabajo

Es importante que antes de convocar una reunión tengas en cuenta la rutina de los empleados y, en la medida de lo posible, intentes no interrumpir su trabajo. Para ello es recomendable organizar las reuniones a primera hora de la mañana antes de que se pongan a trabajar, a última hora para que la reunión cierre la jornada laboral o tras algún descanso como después de comer, por ejemplo.

Si la reunión va a servir para marcar objetivos es conveniente que sea a principio de semana para que se disponga del tiempo suficiente para cumplirlos. Si en cambio, busca actualizar y revisar tareas, te recomendamos que sea a final de semana.

▶ 3.- Cumple la agenda del día

Es importante crear un acta donde incluir los temas a tratar para que todo el mundo los conozca, además de los objetivos de la reunión.

De esta manera, serás más ejecutivo y centrarás la atención en aquellos temas que quieres y no en el resto. Además, hay que avisar con cierta antelación de estos objetivos (incluso en la reunión anterior), para que la persona encargada tenga tiempo de prepararse.

Si al llegar a la reunión, todo el mundo tiene claros los propósitos del meeting y las cuestiones que se van a acordar, el ahorro de tiempo será mucho mayor. Además, siempre hay que cerrar los temas tratados y no dejar nada en el aire porque si no algunas tareas se alargarán durante semanas.

▶ 4.- No permitir que se desvíen los temas

Una de las cosas más típicas que sucede en las reuniones es que la participación de varios implicados hace que se desvíen las conversaciones de los temas principales que se tienen que resolver. Para ello es muy útil que una persona se encargue de tomar nota de los temas acordados y cuál ha sido la resolución.

Hay que saber cortar los asuntos superfluos o que no estén dentro de la agenda, para así poder resolver los que se habían acordado previamente.

▶ 5.- Evitar los monólogos

El objetivo de las reuniones no es solo fijar objetivos, tareas y metas por cumplir, sino que hay que escuchar a los trabajadores para que aporten sus dudas, ideas y medios para conseguirlas.

En este tipo de comité se debe incentivar la participación de los implicados para que no se convierta en una reunión unidireccional del jefe a sus empleados, sino que el enfoque sea interactivo y participativo para todos.

Si hay muchos participantes, no está de más nombrar a un portavoz de cada departamento para agilizar el discurso. Esta pauta, además de hacer la reunión más amena e interesante, hace que todo el mundo sienta que se le escucha en la empresa y se le tiene en cuenta.

▶ 6.- Hacer una sinopsis de los temas más importantes

Las reuniones pueden durar varias horas y eso implica que no se pueda estar atento el 100% del tiempo, ni tener en mente todos los temas que se han tratado. Por eso, es muy útil que al finalizar la reunión, la misma persona que ha tomado nota, haga un breve resumen de las tareas que se han cerrado y las que han quedado pendientes para asignar al responsable de solucionarlos.

▶ 7.- Preguntar si quedan dudas

Las reuniones sirven para fijar metas y establecer la forma de conseguirlas. Para ello todo el mundo debe tener claro su cometido. Antes de finalizar la reunión si tienes dudas, pregunta, y, si es algo muy concreto, sigue la conversación solamente con aquella persona que te pueda ayudar. Empezar una tarea sin tenerla demasiado clara suele ser una pérdida de tiempo y de dinero.

Estos son solo algunos de los consejos que puedes seguir para sacar el máximo rendimiento a tus reuniones. Solo se trata de optimizar el tiempo y tener claros tus objetivos y, así, poder trabajar en lo que realmente te gusta. Para ello también te será muy útil tener un programa de facturación, como Quipu, ya que automatiza muchas de tus tareas administrativas diarias, agiliza los trámites fiscales y permiten tener un control absoluto de tu negocio con datos en tiempo real.

Y tú, ¿tienes algún truco o pauta que quieras compartir con nosotros?

Alexandra Castro

Técnico de comunicación y marketing en @getquipu


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