3 claves para organizar el email


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¿Cuántos e-mails recibes al día? Suponemos que el número se cuenta por docenas y responder a ellos se convierte en una gran parte del trabajo diario. Si sumásemos los minutos que invertimos a lo largo de la semana en esta tarea, no debería sorprendernos: la gestión del correo electrónico puede llegar a suponer una jornada laboral entera.

Un buen sistema organizativo ha de tener en cuenta varios principios. Te los contamos a continuación.

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1. Diferenciar lo importante de lo superfluo

¿Cuántas newsletters, notificaciones y correos publicitarios recibes a lo largo de la semana? ¿Realmente aportan valor a tu trabajo? Empieza por hacer una selección de todos aquellos que nunca lees, pero que aumentan tu bandeja de entrada, haciéndola parecer más intimidatoria de lo que es. Empieza por darte de baja en los boletines y grupos que borras sistemáticamente y crea un filtro automático para el resto que quieres revisar de vez en cuando.

Una idea que podemos implementar es tener una dirección de correo para suscripciones y newsletters, y otra para temas relacionados directamente con nuestra actividad.

Asimismo, ¿cuántos correos van dirigidos a ti personalmente y en cuántos estás en copia? Muchos de los correos que recibimos consisten en información sobre la que no podemos (ni debemos) actuar, pero que aún así llenan nuestro tiempo. También puedes crear otro filtro para actuar sobre ellos más adelante, o revisarlos en otro momento.

2. Cada e-mail tiene una función

Algunos e-mails son información de referencia, otros representan un proceso de trabajo en curso, otros requieren tu inmediata actuación, mientras que otros informan de una acción a tomar más adelante. Una efectiva organización ha de permitir separar diferentes tipos de e-mails. El sistema de etiquetas de Gmail es un excelente ejemplo de técnica organizativa altamente configurable.

Dedica unos minutos a observar una semana de correo electrónico y piensa en las diferentes categorías de e-mails que serían adecuadas a tu flujo de trabajo. Después, crea carpetas o etiquetas que describan estas categorías, y comienza una semana a etiquetar los e-mails antes de procesarlos. Si bien puede llevar algo más de tiempo inicial, la claridad y efectividad que obtendrás, recompensará este pequeño esfuerzo.

3. Deja limpia tu bandeja de entrada

Sugerimos un experimento a llevar a cabo durante una semana: antes de cerrar el día, limpia por completo tu bandeja de entrada, de modo que al día siguiente recibas solo correos correspondientes a esa jornada laboral. El resto de tus correos estarán archivados como referencia o estarán categorizados en alguna de las etiquetas para actuar sobre ellos cuando corresponda.

Así, por un lado, la bandeja de entrada deja de intimidar y vuelve a convertirse en una tarea abarcable. Cerramos el día organizando y limpiando nuestra “mesa de trabajo virtual”. Por otro lado, nos obliga a revisar cualquier e-mail que hubiera podido quedarse “colgado” durante la jornada, de modo que nos aseguramos de que nada queda olvidado entre la multitud. Por último, creamos el hábito de organizar los e-mails diariamente, lo cual nos ayuda a controlar y estar al día de la carga de trabajo.

Esperamos que estos sencillos consejos marquen la diferencia en tu gestión del correo electrónico y pases menos tiempo mirando arriba y abajo en la lista de e-mails, y más tiempo yendo directamente a aquellos puntos de información y de trabajo que realmente necesitan de tu atención y actuación.

Imagen: Flickr de crabchick


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