Cómo tomar notas en una reunión para ganar productividad


En la vida del emprendedor, poder simplificar la comunicación y aportar claridad son valores que agradecemos personalmente y que nuestros colaboradores ven como una muestra de profesionalidad.

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Un rápido vistazo a la tecnología empresarial nos muestra una clara tendencia hacia lo simple, la síntesis y la selección de información. Así, pese a tener mil cosas encima de la mesa, lo que queremos es poder saber, en un golpe de vista, en qué punto estamos y qué hemos de hacer después para llegar a nuestros objetivos.

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Pero a veces somos nosotros mismos los que nos dificultamos la vida, ¿quién no ha recibido un acta de reunión tan larga y detallada que, lejos de ser de utilidad, entorpece nuestro flujo de trabajo? Necesitamos mensajes claros y útiles y por eso hoy os traemos unos consejos para poder tomar notas en una reunión de manera eficiente.

Antes de nada, es necesario recordar, tal y como hablamos hace unos días, la importancia de la preparación previa para poder tener reuniones eficientes. Si entramos sabiendo lo que queremos conseguir, tomar notas será una tarea mucho más sencilla.

1. Organiza la información

Si buscamos rapidez, es conveniente tener un sistema para organizar la información. Hay quien divide el documento gráficamente en cuadrantes: dudas a resolver, decisiones tomadas, próximas acciones, acciones delegadas, información relevante.

Otros métodos pasan por crear un sistema de símbolos en el margen, de modo que un rápido escaneo vertical nos permita diferenciar los distintos tipos de información. Por ejemplo, podemos escribir un “?” para las dudas, un * para datos relevantes, un () para acciones delegadas a una tercera persona, etc.

2. No es una crónica informativa

Tomar notas parte de una primera función de filtrado. No es necesario escribir la crónica de dos horas de reunión, sino quedarnos con lo verdaderamente importante. Podemos prescindir de comentarios, comentarios a los comentarios o quién entra y sale de la sala. Si no podemos leer las notas en 30 segundos, claramente no hemos realizado una labor de filtrado efectiva.

3. Elije bien el medio

Es realmente cómodo poder tomar notas en un ordenador portátil. Nos permite reorganizar rápidamente, compartir por e-mail, Evernote o nuestro software favorito, y ahorrar tiempo posteriormente a la reunión.

Habiendo dicho esto, un portátil en una sala de reuniones tiene un efecto distanciador y poco personal, ya que introduces un elemento entre tú y tu interlocutor, y necesitas romper el contacto visual para teclear. Si practicas los puntos 1 y 2, y filtras y organizas bien la información, se vuelve factible tomar notas en un cuaderno, manteniendo la atención en el tema a tratar, y es muy posible que no lleve más de 10 o 15 minutos pasar las notas a un documento electrónico para compartirlo el mismo día.

El término medio entre estos dos métodos es utilizar un sistema de toma de notas en un tablet, como Notes Plus, de modo que podemos tomar notas a mano sin interponer un ordenador entre nosotros y el resto de los interlocutores, y al mismo tiempo tener la información recopilada en formato electrónico para compartirla inmediatamente después de la reunión.

En resumen, captura lo esencial, filtra y organiza con un sistema visual, ya sea de códigos o cuadrantes, y mantén la atención en las personas que asisten a la reunión. Si haces bien este trabajo, un buen resumen permitiría, en 15 segundos, saber cuáles son las acciones a tomar, las dudas a solucionar, y los datos más importantes a tener en cuenta.

Imagen: Flickr _juanabanana


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1 Comment

  1. ram
    ram12-18-2016

    buenas noche quiero un consejo para mi primera cita para la venta de un inmueble

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