Organiza tu escritorio para ser más productivo


Escritorio ordenado

Es complicado decidir cuál es la configuración de nuestro escritorio más adecuada de cara a ser productivo trabajando en un sistema informático. Cada emprendedor tiene sus prioridades y métodos. Sin embargo, el objetivo principal para todos debe ser hacerlo cómodo, sencillo, rápido y adaptado a nuestras propias necesidades.

¿Cómo hacerlo? Antes de colocarlo, es necesario pararse a reflexionar sobre qué es lo que queremos conseguir y cuál será la organización que refleje mejor nuestro método de trabajo.

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1. Define tus necesidades

No hay sistema válido sin una definición previa. ¿Cuáles son tus necesidades?, ¿localizar documentos rápidamente?, ¿poder lanzar aplicaciones en un solo clic?, ¿organizar las ventanas de modo que podamos simultanear trabajo en dos aplicaciones al mismo tiempo?, ¿definir un flujo de trabajo? Aunque pueda parecer demasiado básico, debemos dedicar tiempo a especificar hacia dónde tiene que dirigirse nuestro sistema y cómo funcionaría, es decir, definir cuál es la funcionalidad principal que ha de cumplir.

Para esto puede ser útil realizar un mapa mental. Pon en el centro de un papel tu objetivo principal y ve generando ideas alrededor. Por ejemplo, si tu principal objetivo es “claridad”, pueden salir ideas como “un escritorio por cada aplicación”, “crear un código de colores”, “carpetas con nombres descriptivos”, etc.

2. Elimina lo que entorpece

¿Cuántos hemos sido víctimas del síndrome de superpoblación de iconos y aplicaciones en el escritorio? Posiblemente el 80% de nuestro trabajo diario se centre en las mismas carpetas, páginas web y aplicaciones. ¿Por qué no tener esos a mano con un sistema de favoritos y accesos directos, dejando el restante 20% en un segundo plano? Posiblemente podamos trabajar con menos de 10 iconos, eliminando distracciones y búsquedas innecesarias.

Si no es así, y necesitamos una gran cantidad de iconos, podemos optar por un sistema de distribución visual, en forma de “áreas” dentro de un mismo escritorio, como permite el software Fences para Windows, así como trabajar con múltiples escritorios, o utilizar un lanzador/buscador potente como Quicksilver o Launchy para lanzar aplicaciones.

El objetivo es conseguir el menor número de clics entre nosotros y la aplicación o documento con el que queremos trabajar. Otra alternativa es crear un sistema de comandos, en el que se asignan combinaciones de teclas a ciertas aplicaciones recurrentes.

3. Crea áreas y procesos que reflejen tu flujo de trabajo

Siempre dentro de la simplicidad, nuestro trabajo suele seguir un proceso. Puede que empecemos a trabajar con un documento que pase por varias fases de un proyecto, hasta que queda archivado. Puede que trabajemos en diseño o publicidad y pasemos por una selección de varios bocetos, descartando archivos por el camino. Sea como fuere, tratemos de encontrar representaciones gráficas, en forma de carpetas, áreas del escritorio, o categorías, que representen nuestro modo natural de trabajo.

El objetivo es que el escritorio refleje nuestra forma natural de procesar la información, mostrándonos de un golpe de vista la situación en la que estamos y permitiendo fácil acceso a todos nuestros documentos y herramientas, con un solo clic o combinación de teclas.

Imagen: Flickr de LungCookie


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