5 claves para una reunión eficiente

5 claves para una reunión eficiente

Hay varios peligros en las reuniones: no hacerlas o hacer demasiadas; hacerlas muy cortas o muy largas; hablar de nada o hablar de todo. Como en casi todos los aspectos de un negocio, encontrar el equilibrio adecuado es un arte que se perfecciona con el tiempo, y las reuniones de trabajo son clave para mantener a un equipo concentrado y dirigido hacia un mismo objetivo.

¿Has pensado lo que cuesta una reunión? Suma el salario por hora de cada persona que se reune y multiplícalo por el número de horas que estás en la sala. No se trata de tener una mentalidad de economista, sino de tomar conciencia de que el tiempo es valioso para nuestro negocio. ¿Por qué nos reunimos?, ¿quién tiene que estar aquí?, ¿qué información necesitamos?

1. Reúne a quien lo necesita

Hay ocasiones en las que las reuniones se convierten en una excusa para socializar o para opinar sobre todos los aspectos de un negocio. Si quieres una reunión efectiva, asegúrate de convocar solamente a aquellos que realmente tienen el poder de decidir sobre los asuntos que se vayan a tratar.

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2. Decide y comunica el objetivo de la reunión con suficiente antelación

Ya sea una reunión programada o de seguimiento, es bueno centrar los temas principales y saber de antemano los puntos a tratar. Haz esto de forma breve y clara. Es muy importante decir explícitamente cuál es el objetivo principal de la reunión, ya sea “elegir nuestro proveedor de contenidos digitales” o “revisar el estado de nuestros equipos de trabajo”. Esto muestra gran profesionalidad, además de respeto por el tiempo de las personas que van a llevar a cabo la reunión. Permite, además, que los asistentes preparen con tiempo información adicional si es que fuera necesario.

3. Permite que los asistentes den información de antemano

Si estamos reuniendo a las personas clave y hemos centrado los temas a tratar, ya no tendrás espectadores pasivos en tu reunión. Da la oportunidad de que los asistentes envíen por e-mail puntos adicionales que deseen tratar relacionados con el tema de la reunión o documentación clave que aporte valor. El objetivo es implicar a los asistentes días antes de que la reunión tenga lugar. De este modo no se toman decisiones precipitadas, sino que todo el mundo ha tenido oportunidad de reflexionar, aportar la información necesaria y discutir en sus equipos los puntos relevantes.

4. Mantente enfocado

Con esta preparación, las personas llegarán a la reunión muy mentalizadas y listas para cumplir objetivos. Aún así, es muy normal que durante una reunión surja la distracción y pasemos del plan de ventas al estado de nuestros equipos informáticos o a la escasa calidad de la máquina de café. No dudes en reconducir, mantener la reunión en los puntos clave y tomar notas sobre temas que pudieran solucionarse en otro contexto o futuras reuniones. Poco a poco tu equipo irá acostumbrándose a reuniones cortas y efectivas, y sentirá que son herramientas que ayudan a mejorar el trabajo, en lugar de ralentizarlo.

5. Agradece e informa

Las personas clave han estado presentes. Estaban informadas de los temas a tratar. Han aportado valor a la reunión, quizá incluso por adelantado. Es hora de cerrar la reunión agradeciendo su labor en informar y tomar decisiones y mandar un acta o e-mail en el que se concreten los puntos clave a modo resumen para mayor claridad. Es importante cerrar bien y reconocer que el objetivo de la reunión se ha cumplido, así como dejar por escrito los compromisos y decisiones adquiridos.

En resumen, las reuniones de trabajo han de tener un propósito. Éste debe ser conocido por todos los asistentes, y se debe animar la preparación de antemano. Las personas valiosas quieren estar trabajando, sacando adelante proyectos y solucionando problemas. Las personas realmente motivadas no quieren estar en una sala esperando a que otro termine de hablar sobre un tema que casi no le afecta. Organiza así tus reuniones, y verás cómo sube el entusiasmo y la productividad de tu negocio.


5 claves para una reunión eficiente Movistar MásQueNegocio

8 Comments

  1. Juan Carlos Páez Núñez
    Juan Carlos Páez Núñez06-22-2017

    Hola, muchas gracias por compartir estos consejos, que son muy útiles. En mi experiencia personal, de casi 20 años como directivo y como profesional de RRHH, particip’e y tuve que organizar y dirigir cientos de reuniones y no hace mucho que compartí en mi Blog, un post titulado ” Reunión de Estrategia en la Gestión de Personas. 25 Consejos para hacerla de forma efectiva”. Si me lo permiten, los dejo con el enlace,
    http://bit.ly/2aTFSxg,
    ya que pudiera complementar eset excelente post de ustedes. Saludos.

  2. Gestión de Proyectos Master
    Gestión de Proyectos Master10-19-2016

    Buen artículo.
    Para ampliar la información del mismo, os dejo otro artículo con siete pasos para organizar reuniones eficientes:
    http://gestiondeproyectos-master.com/siete-pasos-para-organizar-y-gestionar-reuniones-de-proyecto-productivas/
    Saludos

  3. Elias Antoni Mantana
    Elias Antoni Mantana10-06-2016

    Conforme lo leído el entusiasmo es la fórmula que se construye dento de la organización y los puntos a tratar desde ópticas simplistas pero sin dejar de ser los ejes y el pilar para construir las verdaderas estructuras se los cambios futuros. Me especializo en comunicación motivacional cada persona debe encontrar eso que lo hace diferente al otro porque vos sos quien tiene la solución y los demás quienes te van a escuchar y vos vas a escucharlos porque ellos tienen la solución también. Contrataciones al 0800- eresunico y si el mundo no cambia al menos que el no te cambie a vos. Aleluja hermanos de las finanzas. Que dios bendiga a este sitio y sus visitantes. Y sino crees en dios que esa fuerza inspiradora cósmica te penetre. Amen.

  4. Josue Ching
    Josue Ching10-15-2015

    Yo puedo mostrarles unas solución mas colaborativa, en la que perder el tiempo es algo a lo que no se le dará cabida ni por un segundo, las reuniones de trabajo se volverán mas entretenidas y sobre todo generara decisiones que realmente se aplicaran a la organización, el trabajo en equipo nunca antes estuvo tan latente con lo que les mostrare, para cualquier consulta me pueden agregar o hacer una llamada ah: +51 994762698, mi nombre es Josue Ching.

  5. Lic. Alfonso Germán Arreola
    Lic. Alfonso Germán Arreola10-05-2013

    Movistarpro
    No soy experto en computadoras y al poner mi nombre para encontrar un libro que regale en Secretos para escribir un libro, apareció esta pagina que me intereso por sus consejos para organizar reuniones y obtener resultados.
    Hay grupos de abogados que nos reunimos con cierta frecuencia y efectivamente, siguiendo unas cuantas reglas, se pierde menos tiempo y se obtienen mejores resultados.
    No se por que no hay mas comentarios; pero he recomendado esta pagina a mis amigos y espero que aporten ideas para aprovechar mejor el Internet.
    Un saludo afectuoso.
    Atentamente
    Lic. Alfonso Germán Arreola

  6. Alfonso German Arreola
    Alfonso German Arreola08-01-2012

    En los 60, 70s, en Mexico se organizo a todos los trabajadores de construccion con ingenieros y arquitectos y se construyeron miles de viviendas de buena calidad y bajo precio.
    Con solo pensar un poco, se pueden resolver muchos problemas de desmpleo, pobreza y falta de alimentos, ropa, muebles etc.
    Hay que reducir los productos desechables y reciclar lo mas posible para bajar la cantidad de basura y de contaminantes del ambiente, empleando menos los automoviles y usando mas la bicicleta o caminar cuando las distancias no sean muy largas.

  7. Lic. Alfonso Germán Arreola Trejo
    Lic. Alfonso Germán Arreola Trejo06-06-2012

    Las ideas que se comparten se perfeccionan, y pueden ser muy útiles para capacitar a diversos grupos para producir e intercambiar alimentos, ropa, muebles, aparatos eléctricos y mejorar los servicios públicos de salud, educación, tiendas de servicios y transportes.
    En la escuela secundaria, los alumnos deben salir dominando un oficio aun cuando su interés sea una profesión en particular.
    Deben aprender a organizarse y a organizar, Tener Administradores, supervisores y coordinadores.

    • Movistarpro
      Movistarpro06-06-2012

      Totalmente de acuerdo con tu comentario Alfonso.

      Gracias por dejar tu opinión.

      Un saludo

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