Cómo preparar una presentación en 10 minutos

¿Cuántas veces tiene un profesional que preparar una presentación para dar a conocer a su empresa, productos o servicios?

¿Cuánto tiempo dedicáis a preparar este tipo de presentaciones? ¿Necesitáis un poco de ayuda para ser más rápidos y eficaces en este proceso? Entonces espero que este post vaya a facilitar vuestro trabajo.

Siguiendo el sentido común nos preguntaríamos cuál es el objetivo de la presentación, quién es la audiencia y dónde se va a celebrar la presentación, continuando con la definición de su estructura o guión, la cuidadosa selección de los contenidos que aparecen, y el uso o no de herramientas de presentación o materiales de apoyo. Pero vayamos paso por paso:

• Objetivo

Es primordial comenzar por lo más importante, que nos permite o facilita conseguir el fin de la actividad. ¿Qué objetivo tiene esta presentación y cómo os va a ayudar a conseguir vuestro objetivo?

¿Por qué es necesaria una presentación? ¿Os habéis dado cuenta de que en ocasiones no es necesario realizar o enviar una presentación para poder trabajar con determinados clientes? Tal vez os acabéis de ahorrar 8 minutos…

• Audiencia

¿Quién es la audiencia? ¿Es una presentación ante un aforo en un evento, seminario, conferencia, etc? ¿Qué nivel de conocimiento sobre la temática que vais a abordar tiene la audiencia? ¿Os dirigís hacia profesionales expertos o buscáis formar y educar a profesionales “novatos” del sector?

Si no es un evento público, sino una situación con un cliente/proveedor/partner, ¿con quién es la reunión y cuáles son sus necesidades y expectativas? ¿Hay una agenda claramente confirmada con antelación?

• Lugar

El tema del lugar es importante tanto para presentaciones públicas comoo privadas. ¿Cuál es el tamaño del aforo? ¿Con qué sistemas audiovisuales podéis contar?

• Estructura

Aquí hay variedades para todos los gustos. En este punto me apoyo en la estructura que el gurú del marketing Guy Kawasaki usa en su artículo The 10/20/30 Rule of Power Point que nos sugiere una estructura que aunque sea muy usada en el mundo de los emprendedores para presentar planes de negocio a inversores, creo que se puede aplicar bastante bien a casi todo tipo de presentaciones con excepción de los puntos 5, 6, 8 y 9 tal vez:

1. Problema
2. Tu solución
3. Modelo de negocio
4. Tecnología o ventaja competitiva
5. Marketing y ventas
6. Competencia
7. Equipo
8. Predicciones y plan de desarrollo
9. Estatus y plazos
10. Resumen y actividades de seguimiento

Otra estructura simplificada para una presentación puede basarse en algo más sencillo como hablar de un máximo de 3 a 5 cosas que quieres que la audiencia recuerde, como he visto hacer al ex – primer ministro británico Tony Blair, que nos recomendaría: “diles lo que vas a decir, díselo argumentando tu discurso y recuérdales lo que les has dicho al final”.

• Contenidos

Base fundamental para toda presentación, y no sólo son los textos que incluyes y lo que dices, sino los videos, música o ambiente que preparáis para la presentación si tienes acceso al lugar de antemano.

• Herramientas y materiales de apoyo

¿Cómo vais a realizar esa presentación? Os decantáis por un PowerPoint tradicional, o estáis experimentando ya con otras herramientas más visuales tipo Prezi que le dan un look distinto a tu presentación? Incluyo un Tutorial de Prezi en español, aprender a utilizarlo en 15 minutos. Considerad explicar mensajes complejos con el uso de infografías, gráficos, estadísticas o materiales similares.

Pero sobre todo, plantead si es necesario el uso de cualquiera de estas herramientas. Si la respuesta es no, os vais a ahorrar bastante más tiempo…